オフィスでスピーディーにファイリングする裏技のご紹介

オフィスでスピーディーにファイリングを行えるようになると、業務の効率化にも大きく関わって来ます。しかし、細々としたファイルの作業は具体的にどんな方法を行えば良いのかあまり知られていないようです。簿冊式は当たり前のように行なわれているのですが実はこの従来の方法では、返って時間と手間をかけてしまい非効率的になってしまっていることがあります。ここでは、裏技を駆使した方法を紹介して行きます。繰り返し行うオフィスの業務なので、時間短縮をその都度行って行くことで、最終的に大きな時間の無駄を省けるようになるでしょう。これまで、手間ばかりかかっていたファイルの扱いをもっと手軽に楽に行うようにすれば、誰もが簡単に取り出しやすくなるメリットも感じられるようになります。

挟むだけのファイルが推奨される

従来の簿冊式ファイルではなく、挟むだけのファイルが推奨されるのは、それなりのメリットがあるからです。まず、挟むだけなので手間がかからずその分時間短縮ができるようになります。また、持ち運びする際にも下向きに収納しているため、書類が落ちて紛失してしまうこともありません。しかも、穴を開けて閉じているわけではないので手間を格段に省けるようになるメリットもあります。簿冊式だと欲しい書類がなかなか見つけにくいだけではなく、不要になった書類を外すのも手間がかかるためそのまま放置してしまうことが多く、書類が溜まって行く傾向が強くなり無駄なスペースを使ってしまうようになります。一見、ファイリングは挟むだけでは紛失してしまうような誤解を持ってしまいますが、このように様々なメリットがあるので挟むだけのファイルの方が、裏技としてとても役立つようになっています。

インデックスがあるので内容ごとに分けて一目瞭然

挟むだけのファイルだと内容ごとに分けた時に、ボックスに入れていて見つかりにくい懸念もあるかもしれませんが、実は、ファイルにはインデックスがついているので、すぐに見つけ出せるようになっていてスピーディーに取り出せるようになります。また、挟むファイルにはマチがあるものもあるので、入れやすさもありますし、書類がたくさんある場合でもしっかりと収納することができます。自立するタイプなら書類の扱いもしやすくなりファイリングの時間も短縮できるようになる魅力もあります。オフィスの書類は多岐にわたるものですが、挟むだけのファイルとインデックスを駆使して行なえば、ボックスの中で欲しい書類が一目瞭然になり業務の効率化を実現できるようになるので試してみると良いでしょう。